Business cases
Topcars
Voor het verkoopkantoor Benelux van een bekende autofabrikant (hierna aangeduid met Topcars) verzorgt FM at Work Multiservices verscheidene facilitaire diensten. Onze aandacht gaat daarbij uit naar catering, (koffie)automaten, schoonmaak, sanitaire voorzieningen, beveiliging en interieurbeplanting.
De reden voor Topcars om voor FM at Work te kiezen, was het feit dat wij goed en heel flexibel wisten in te spelen op de wensen en verwachtingen van de organisatie. Vanwege een (vertraagde) verhuizing moesten er veel, deels nieuwe procedures in korte tijd worden geimplementeerd.
FM at Work is nu op een vast aantal dagen gedurende een vast aantal uur aanwezig op de locatie van Topcars om de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening te bewaken en te optimaliseren. Onze projectmanager is op die dagen direct bereikbaar voor zowel onze opdrachtgever, haar medewerkers als voor de diverse dienstverleners. Op de andere dagen kunnen de medewerkers van Topcars eventuele vragen en opmerkingen kwijt in het online facilitair meldpunt van FM at Work. Dit meldpunt wordt dagelijks door onze back office uitgelezen.
De grote meerwaarde die FM at Work levert, is de maximale ontzorging van haar opdrachtgever. Deze heeft voor de zes bovengenoemde diensten één en dezelfde contactpersoon en ontvangt maandelijks maar één factuur, waarop overigens de verschillende diensten wel staan gespecificeerd. De contactpersoon van Topcars is behalve voor de facilitaire dienst ook verantwoordelijk voor andere taken binnen de organisatie. De portaalfunctie van FM at Work ontzorgt haar dan ook aanzienlijk; alle vragen die zij heeft met betrekking tot de facilitaire diensten kan zij stellen door het plegen van slechts één telefoontje.
In de samenwerking tussen Topcars en FM at Work zijn uiteraard ook leermomenten geweest. Het kostte enige tijd om een goede balans te vinden in de communicatie tussen opdrachtgever, FM at Work en de andere dienstverleners. De portaalfunctie van FM at Work heeft tot doel de opdrachtgever te ontzorgen. Maar natuurlijk staat het de opdrachtgever vrij, als de situatie daar om vraagt, direct in contact te treden met de verschillende dienstverleners. Met het optimaliseren van de communicatie tussen de drie betrokken partijen is tijd gemoeid. Mede omdat de verhuizing achter de rug is en de wensen en verwachtingen volledig zijn afgestemd op het nieuwe pand, verloopt de communicatie inmiddels vlekkeloos.
